Dentro de la gestión financiera empresarial, la liquidez es esencial para cumplir con los compromisos que se tienen a corto plazo y tomar decisiones estratégicas sin mayores problemas.
No obstante, mantener un buen flujo de efectivo representa retos, sobre todo cuando surgen imprevistos. Para ello, es importante contar con un fondo revolvente dentro de la organización, que permite disponer de recursos de manera flexible.
En este artículo, vamos a ver en detalle qué es, cómo funciona y las ventajas que ofrece para las compañías.
Un fondo revolvente hace referencia a una reserva de recursos económicos que se destinan para cubrir gastos recurrentes o pagos operativos, pero tiene la particularidad de que se deben reponer cada cierto tiempo para reutilizarse.
De esta manera, las empresas no tienen que recurrir a financiamiento externo cada vez que necesitan obtener recursos.
El fondo revolvente suele emplearse en negocios, gobiernos y finanzas personales para conceptos como gastos operativos, situaciones imprevistas y compras recurrentes, por la facilidad que otorga de obtener capital sin afectar el flujo de caja.
El fondo revolvente es una opción más dentro de las herramientas financieras, como préstamos, por ello es importante identificar las diferencias, al menos, con las opciones más parecidas para evitar confusiones.
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Característica |
Fondo revolvente |
Préstamo |
Línea de crédito |
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Disponibilidad |
Se puede emplear apenas se repongan los fondos |
Se otorga por evento (ocasión) |
Se utiliza hasta llegar a cierto límite |
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Reposición de fondos |
Es obligatoria para poder seguir teniendo recursos |
No es reutilizable |
No siempre se necesita reponer inmediatamente |
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Flexibilidad |
Alta, todo depende de las necesidades de la empresa |
Baja, el plazo de pagos es fijo |
Moderada, depende del banco que la otorga |
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Costo financiero |
No supone intereses siempre que se reponga de manera adecuada |
Se pagan intereses fijos o gravables, según contrato |
Puede generar intereses, de acuerdo con el uso |
Se trata de una herramienta clave para gestionar las finanzas porque da acceso a recursos de manera ágil. Gracias a ello, el fondo revolvente se puede emplear para diferentes fines:
Permite tener respaldo financiero, es decir, recursos en todo momento para que no haya problemas o interrupciones dentro de las operaciones.
De esta manera, se logra una mejor estabilidad financiera, sobre todo cuando aún no se tiene suficiente garantía sobre los ingresos o pagos de clientes.
A diferencia de otras opciones de pago o de recursos, el fondo revolvente no implica requisitos o trámites para obtener dinero cada vez que se necesita.
Todo el dinero se encuentra accesible para que se pueda emplear en diferentes áreas según se requiera, respondiendo a las diferentes necesidades de las empresas.
Uno de los principales beneficios del fondo revolvente es que los recursos se utilizan, se reponen y se reutilizan las veces que sean necesarias. Solo se debe tener disciplina y control para realmente volver a colocar los recursos cada vez que se emplean.
Por esta razón, es una de las herramientas más efectivas para cumplir con los pagos de operaciones empresariales y estar preparados para responder a imprevistos cuando suceden.
Usar adecuadamente un fondo revolvente es clave para que no se caiga en endeudamiento innecesario, pues elimina el riesgo de que se tengan que pagar intereses adicionales en caso de un mal manejo de las herramientas. Únicamente se puede utilizar lo que se posee.
Además, las empresas tienen la capacidad de responder de manera efectiva a contratiempos o emergencias sin tener que optar por financiamiento externo, cuyos costos suelen ser elevados.
El fondo revolvente se basa en tres acciones: uso, reposición y reutilización. Para entender a mayor detalle el mecanismo dentro de las empresas, veamos cada etapa:
Lo primero es establecer el monto con el que empezará a funcionar el fondo revolvente.
Para ello, se deben analizar las necesidades y objetivos de las empresas, es decir, gastos recurrentes, ingresos, fuentes de financiamiento, etc.
Cuando se ha decidido la cantidad, se deposita en una cuenta específica, que está a cargo del responsable.
En ocasiones, se puede optar por tener diferentes fondos revolventes, ya sea por área o por empleado. Esto va a depender de la estructura organizacional de la compañía.
Se puede emplear cuando se necesite para cubrir diferentes gastos. Una de las ventajas es que es muy fácil acceder a él y se puede disponer de los recursos de inmediato, sin realizar procesos administrativos complejos.
Solo se debe tener control para evitar que se vacíe sin que se reponga. Por ejemplo:
El fondo revolvente no es infinito, por lo que se tiene que ser responsable y reponer constantemente lo que se utiliza para que sea funcional.
En este sentido, hay que considerar diferentes mecanismos para restaurarlo, por ejemplo, a través de:
Cuando se reponen los recursos que se emplearon, el fondo revolvente está listo para ser reutilizado en nuevas operaciones.
Y este proceso se repite indefinidamente, pero para ello, siempre se debe cuidar la reposición del mismo, así se puede responder efectivamente ante imprevistos o problemas y las empresas no ven comprometidas sus finanzas.
Para garantizar su uso a largo plazo, es importante monitorear los recursos que tiene regularmente, los patrones de gasto y la frecuencia de reposición.
Al mantener un monitoreo constante y ajustar los procesos cuando sea necesario, el fondo revolvente se convierte en una herramienta financiera confiable y sostenible en el tiempo.
Este proceso requiere planificación y establecer reglas específicas para un buen funcionamiento. De lo contrario, el fondo revolvente puede provocar mayor descontrol financiero o hasta pérdidas.
Veamos los pasos a seguir:
Antes de designar cantidades, es muy importante saber para qué se empleará el fondo revolvente dentro de la empresa. Por ejemplo:
Al definir los objetivos, se puede elegir un monto adecuado y las reglas, evitando que los recursos se empleen de mala manera y no se pueda responder a imprevistos de forma adecuada.
Una vez que se sepa para qué será el fondo revolvente, es fundamental determinar cuánto dinero se asignará.
Para ello, se deben considerar elementos como:
Con esto en mente, es más sencillo definir cuánto se requiere para cubrir gastos previstos, sin exceder lo necesario para que el capital no quede inmovilizado, es decir, sin usarse.
Para un buen uso del fondo revolvente, es importante establecer políticas de uso o normas para determinar quiénes pueden acceder a él, qué tipo de conceptos están autorizados, límites retiro por transacción o periodo y procesos de reembolso y reposición.
Todas estas reglas tienen que comunicarse adecuadamente a los miembros de la compañía y estar por escrito en el manual interno para evitar confusiones o un mal uso de los recursos, que puede provocar serios problemas a las empresas.
Es importante que haya una persona o equipo a cargo del fondo revolvente para que se logre una buena administración y supervisión.
De esta manera, hay un control sobre los retiros, se mantiene un registro de cada movimiento y se garantiza que se cumplan con las políticas establecidas.
Preferentemente, quien esté a cargo debe tener conocimientos sobre contabilidad y finanzas para que se pueda tener una gestión eficiente.
Para garantizar un buen uso y evitar fraudes o errores, es importante contar con un sistema que permita gestionar el fondo revolvente, es decir, donde se pueda registrar cada gasto y quede documentado para futuros análisis o control.
Asimismo, es importante que se realice la recolección de comprobantes, como facturas o recibos que justifique el uso del dinero.
Usar herramientas digitales, como hojas de cálculo o software de gestión financiera, puede facilitar la administración y evitar errores manuales.
El fondo revolvente tiene que mantenerse en funcionamiento constante, por lo que es vital establecer un proceso de reposición eficiente.
Ya sea que se establezcan fechas específicas (mensuales o trimestrales) o que se opte por la reposición automática o bajo solicitud, se debe elegir un método que funcione según las necesidades de la empresa para siempre tener recursos disponibles cuando se requieran.
Este dependerá del volumen de gastos y del nivel de control que la empresa desee mantener.
El fondo revolvente puede ser una estrategia efectiva para la gestión de gastos operativos dentro de las empresas, solo debe tener las herramientas necesarias para tener un control del mismo y garantizar la reposición cada vez que se emplee para que no quede vacío.
Al integrar esta opción dentro de la estrategia financiera de la empresa, se logra un equilibrio entre liquidez y control, facilitando la toma de decisiones y optimizando la administración de los recursos. Además, con una gestión transparente y un sistema de auditoría eficiente, se minimizan riesgos financieros y se garantiza que cada peso sea utilizado para los propósitos adecuados.
Ahora que sabes cómo implementarlo, es momento de que lo consideres dentro de tu organización, tomando en cuenta las claves que te hemos mencionado a lo largo de este artículo.